Cum se scrie o scrisoare de afaceri. Cele mai frecvente greșeli de e-mail de afaceri

1. Scrisoarea este tipărită pe hârtie albă sau deschisă la culoare, în format A4 (210 x 297 mm) sau A5 (148 x 210 mm).

2. Foaia trebuie să aibă câmpuri de cel puțin:

20 mm - stânga;

10 mm - dreapta;

20 mm - sus;

20 mm - mai jos.

Data scrisorii este data la care a fost semnată. Data este scrisă cu cifre arabe în succesiunea: ziua lunii, luna, anul. Ziua lunii și luna se întocmesc cu două perechi de cifre arabe separate printr-un punct; an - patru cifre arabe.

4. Număr de ieșire.

Numărul de înregistrare (de ieșire) al scrisorii constă în numărul său de serie, care poate fi completat la discreția dvs. cu un index (de exemplu, inițialele șefului de departament). Numărul de înregistrare al unei scrisori compilat în comun de două sau mai multe departamente este format din numerele de înregistrare ale scrisorii din fiecare dintre aceste departamente, separate printr-o bară oblică.

6. Destinatar

Destinatarul poate fi organizații, subdiviziunile lor structurale, funcționari sau persoane fizice. Când se adresează o scrisoare unui funcționar, inițialele sunt indicate ÎNAINTE de prenume. Denumirea organizației și a unității sale structurale este indicată în cazul nominativ.

De exemplu:

Nume „Companie” SRL „

departamentul de planificare

Poziția persoanei căreia i se adresează scrisoarea este indicată în cazul dativ, De exemplu:

către CEO

Nume „Companie” SRL „

A.A. Ivanov

Nume „Companie” SRL „

departamentul de planificare

B.B. Petrov

Scrisoarea nu trebuie să conțină mai mult de patru destinatari. Cuvântul „Copie” înaintea celui de-al doilea, al treilea, al patrulea destinatar nu este indicat. Cu un număr mai mare de destinatari, aceștia alcătuiesc o listă de corespondență de scrisori.

„Adresa” necesară poate include o adresă poștală. Elementele adresei poștale sunt indicate în succesiunea stabilită prin regulile de prestare a serviciilor poștale.

Când adresați o scrisoare unei organizații, indicați numele acesteia, apoi adresa poștală, De exemplu:

Nume „Companie” SRL „

Yaroslavsky pr-kt, 12, Yaroslavl, 150001

Când adresați o scrisoare unei persoane, indicați numele și inițialele destinatarului, apoi adresa poștală, De exemplu:

Sidorov V.V.

Sf. Svobody, d. 5, ap. 12,

Iaroslavl, 150000

7. Textul scrisorii

Textul scrisorii este redactat sub forma unui tabel, a unui text coerent sau sub forma unei combinații a acestor structuri.

Coloanele și rândurile tabelului trebuie să aibă anteturi exprimate printr-un substantiv în cazul nominativ. Subtitlurile coloanelor și rândurilor trebuie să fie în concordanță cu titlurile. Dacă tabelul este tipărit pe mai multe pagini, coloanele tabelului trebuie numerotate și numai numerele acestor coloane trebuie tipărite pe paginile următoare.

Un text conectat constă de obicei din două părți. În prima parte sunt indicate motivele, temeiurile, scopurile redactării scrisorii, în a doua (finală) - decizii, concluzii, solicitări, sugestii, recomandări. Textul poate conține o ultimă parte (de exemplu, o cerere fără explicații).

În textul scrisorii întocmite pe baza documentelor altor organizații, sunt indicate detaliile acestora: numele documentului, numele organizației - autorul documentului, data documentului, numărul de înregistrare al document, antetul textului.

Scrisoarea folosește următoarele forme de prezentare:

persoana întâi plural ( „vă rugăm să trimiteți”, „trimiteți pentru considerare”);

persoana întâi singular ( „Consider că este necesar”, „Vă rog să evidențiați”);

Persoana a treia singular ( „societatea nu obiectează”, „LLC „Nume” consideră că este posibil”).

8. Aplicare

Se întocmește un semn pe prezența cererii denumite în textul scrisorii in felul urmator:

Aplicare: pentru 5 litri. in 2 exemplare.

Dacă scrisoarea are un atașament care nu este denumit în text, atunci indicați numele acestuia, numărul de foi și numărul de copii; dacă există mai multe cereri, acestea sunt numerotate, De exemplu:

Anexă: 1. Contract de închiriere pentru 5 litri. in 2 exemplare.

2. Certificat de acceptare-transfer pentru 1 litru. in 2 exemplare.

Dacă cererile sunt legate, atunci numărul de foi nu este indicat.

Dacă la scrisoare este atașat un alt document, care are și un atașament, se întocmește o notă despre prezența atașamentului in felul urmator:

Anexă: scrisoarea Ministerului Afacerilor Interne al Federației Ruse din 05.05.2007 N 02-6 / 172 și o anexă la aceasta, doar 3 file.

Dacă cererea nu este trimisă la toate adresele indicate în document, atunci se emite un marcaj pe prezența acesteia in felul urmator:

Aplicare: pentru 3 litri. in 5 exemplare. doar la prima adresă.

9. Semnătura

„Semnătura” necesară include: numele funcției persoanei care a semnat scrisoarea (complet, dacă scrisoarea nu este emisă pe antet și prescurtat - pe o scrisoare emisă pe antet) și transcrierea semnăturii ( inițiale, prenume), De exemplu:

La semnarea unei scrisori de către mai mulți funcționari, semnăturile acestora sunt plasate una sub alta în ordinea corespunzătoare funcției deținute, De exemplu:

Atunci când un document este semnat de mai multe persoane cu poziții egale, semnăturile acestora sunt plasate la același nivel, De exemplu:

10. Tipăriți

Amprenta sigiliului atestă autenticitatea semnăturii unui funcționar pe documente care atestă drepturile persoanelor care stabilesc fapte legate de mijloace FINANCIARE, precum și pe alte documente CARE PREVĂ certificarea unei semnături autentice.

11. Interpret

Semnul despre executant cuprinde inițialele și prenumele executorului înscrisului și numărul de telefon al acestuia. O notă despre interpret este plasată pe fața sau spatele ultimei foi a documentului în colțul din stânga jos, De exemplu:

Scrisorile oficiale sunt scrise pe formulare speciale (formulare externe) care îndeplinesc standardul. Pentru astfel de formulare se stabilește un set de elemente obligatorii (cerințe), care trebuie aranjate într-o anumită ordine.

Forma unei scrisori oficiale este o coală de hârtie cu elemente permanente reproduse în mod tipografic. Putem spune că o scrisoare oficială constă dintr-un „cadru” al scrisorii și al textului principal și, pe lângă textul principal, conține informații despre adresant (expeditor): numele complet și prescurtat al organizației, poșta și adresa telegrafică, numărul de telefon, fax și teletip, numărul acelei scrisori sau telegrame care au dat naștere corespondenței și multe altele. Formele pot fi fie cu un unghiular (centrat sau steag) fie cu o dispunere longitudinală a detaliilor.

Designul formei, corespunzător principiilor esteticii tehnice, are un efect pozitiv asupra percepției conținutului său. De exemplu, având în vedere că este mai ușor pentru ochiul uman să fixeze partea superioară a oricărui obiect, la proiectarea documentelor, partea superioară a acestora ar trebui să fie mai saturată.

Standardele pentru cheile de layout stabilesc formatele și dimensiunile câmpurilor documentelor care fac parte din sistemul de documentare unificat, precum și cerințele pentru construirea grilei de construcție a cheii de layout, setul de detalii și regulile de amplasare a acestora. Documentele care compun sistemele unificate de documentare constau din trei părți principale, care sunt situate în zone clar delimitate. Această „geometrie” a documentului asigură viteza necesară de percepere a textului său.

Cerințele sunt caracteristici obligatorii stabilite prin lege sau reglementări pentru anumite tipuri de documente. Compoziția și aranjarea detaliilor privind formele documentelor organizatorice și administrative trebuie să respecte GOST R 6.30 - 2003.

Stabilirea unui standard pentru cheia de aspect, care, la rândul său, determină cerințele pentru forma unei scrisori oficiale, este cauzată de necesitatea de a unifica procesul de proiectare a acesteia, ceea ce permite:

Organizarea producției centralizate de formulare pentru scrisori;

Reduceți costurile de tastare;

Reducerea costurilor cu forța de muncă pentru pregătirea și executarea scrisorilor;

Facilitează căutarea vizuală a informațiilor necesare;

Extindeți posibilitățile de utilizare a tehnologiei informatice și organizaționale în prelucrarea scrisorilor.

Cheia Layout este baza pentru proiectarea formularelor și formularelor pentru toate tipurile de documentație de management. Zona alocată formularelor de eșantion pentru locația fiecărui atribut corespunde volumului optim al acestui atribut în caractere tipărite.

Un formular este un set de detalii ale unui document. Conform GOST R 6.30 - 2003, documentele pot conține până la 30 de detalii, cu toate acestea, nu este întocmit un singur document cu un set complet al acestora. Pentru fiecare tip de document, compoziția detaliilor este determinată în funcție de scopul acestuia. Deci, pentru o scrisoare oficială, se recomandă următoarea compoziție a detaliilor:

1) emblema sau marca comercială a organizației;

numele organizației (complet sau prescurtat);

date de referință despre organizație;

data documentului;

1. titlul textului;

2. numele de familie (sau numele, prenumele și patronimul) și numărul de telefon al interpretului.

Pot fi indicate inițialele dactilografului și numărul de copii, dar nu fac parte din detaliile solicitate. Puteți include elemente de recuzită: ID de e-mail (dacă este necesar).

Scrisoarea oficială este singurul document care nu conține numele speciei sale. Toate celelalte documente au nume, de exemplu, „Ordin”, „Act”, „Decizie”, „Memorandum”, etc.

Conform GOST R 6.30-2003, imaginea emblemei de stat a Federației Ruse plasate pe antetele agențiilor guvernamentale.

Numele companiei - destinatarul documentului este dat în formă completă și prescurtată, de exemplu, Institutul de Cercetare All-Rusian pentru Gestionarea și Arhivarea Înregistrărilor - VNIIDAD.

Trebuie amintit că nu este posibilă abrevierea arbitrară a numelor organizațiilor. Numele abreviate ale organizațiilor sunt formate în trei moduri:

Prin primele litere ale cuvintelor incluse în nume, de exemplu, Ministerul Afacerilor Interne (Ministerul Afacerilor Interne). Abrevierile sunt scrise împreună și literele din ele nu sunt separate prin puncte;

Conform silabelor inițiale ale cuvintelor incluse în nume, de exemplu, Uralmash (Ural Machine-Building Plant);

Într-un mod mixt, atunci când nume abreviate complexe sunt formate parțial din litere inițiale, parțial din cuvinte trunchiate și sunt scrise în prima parte cu majuscule, în a doua - cu litere mici, de exemplu, VNIIdormash. Astfel de cuvinte sunt, de asemenea, scrise împreună. Numele instituțiilor sunt prescurtate numai dacă numele prescurtat este indicat într-un document oficial (de exemplu, înregistrat în Carta organizației).

LAinformații de fundal despre organizație includ, în primul rând, adresele poștale și telegrafice. Ordinea și forma de înregistrare a informațiilor despre adresele poștale și telegrafice ale organizației trebuie să respecte Regulile poștale. În al doilea rând, datele de referință includ numere de telefon, numere de fax, numere de cont bancar. Ele trebuie să fie indicate și pe antetul.

Elementul necesar al scrisorii este data de, care este plasat în colțul din stânga sus. Data scrisorii este data semnării acesteia. Acesta servește ca o funcție de căutare și este utilizat atunci când se face referire la o scrisoare. Datele din scrisoare trebuie să fie digitale. Elementele date sunt date pe un rând cu cifre arabe în următoarea secvență: zi, lună, an. De exemplu, data de 25 octombrie 2000 ar trebui scrisă ca 25/10/2000. Dacă ziua sau luna este indicată printr-o singură cifră, atunci este plasat un zero în fața acesteia. De exemplu, data 12 ianuarie 2000 este scrisă după cum urmează: 01/12/2000. După două cifre care indică ziua și luna, se pun puncte, după patru cifre care indică anul, punctul nu este pus (de exemplu, 20.02.2000).

Număr de înregistrare a documentului de ieșire - numărul literei și simbolul acesteia - constă de obicei din mai multe părți. În primul rând, se poate înregistra indicele unității structurale, indicele conform nomenclatorului de cazuri al clasificatorului de corespondenți, interpreți, iar ultima parte va fi numărul de serie al scrisorii de ieșire, de exemplu, nr. 2/ 16-2955 sau 18/275.

Link către numărul de înregistrare și data documentului primit include numărul de înregistrare și data scrisorii la care se răspunde și se află sub numărul de înregistrare și data documentului de ieșire. Această cerință este prezentă numai pe antetul. Compararea datelor de trimitere și primire a scrisorilor oferă o idee despre gradul de eficiență a activității instituției cu corespondență.

În niciun caz nu trebuie să puneți aceste date în textul scrisorii în sine. Tipul acestei cerințe din scrisoare trebuie să fie următorul: „La nr. 4520/144 din 17.05.2000”.

Destinaţie - numele și adresa destinatarului scrisorii (numele și adresa organizației, partea structurală a organizației, firma sau prenumele și adresa persoanei căreia i se trimite scrisoarea) - indicate în partea dreaptă sus a antetului. Aceasta este adresa de e-mail internă. La destinatar, numele organizației destinatare este scris la caz nominativ. De exemplu:

CJSC „Oxid”

Acest lucru se face parțial având în vedere prelucrarea mașinii. Pentru a grăbi executarea scrisorii, dacă se cunoaște numele persoanei care o va considera, se recomandă indicarea și a acestui nume. Atunci când trimiteți o scrisoare unui funcționar, numele organizației este indicat în cazul nominativ, iar funcția și prenumele - în dativ. De exemplu:

Kemerovo OJSC „Granit”

Specialist șef

UN. Smirnov

Dacă scrisoarea este adresată șefului organizației, numele organizației trebuie să facă parte din numele postului destinatarului. De exemplu:

Rector al Novosibirskului

academiei de stat

economie și management

prof. Yu.V. Gusev

Semnele de punctuație dintr-o adresă internă pot fi omise. Numele organizației, numele și prenumele persoanei căreia i se adresează scrisoarea trebuie scrise așa cum sunt date în corespondența de la această organizație sau în director.

Atributul „destinatar” poate include o adresă poștală. Adresa poștală nu este înscrisă pe documentele trimise organizațiilor guvernamentale și corespondenților permanenți - în aceste cazuri este recomandabil să folosiți plicuri cu adrese pretipărite.

Dacă scrisoarea este adresată unui funcționar, mai întâi este indicată postul, apoi numele și parafa, apoi adresa organizației. De exemplu:

Director al CJSC „Crystal”

G.N. Nekrasov

103030, Moscova,

Skatertny Lane, 22

Dacă scrisoarea este adresată unei persoane private, se indică mai întâi codul poștal și adresa, apoi inițialele și prenumele destinatarului. De exemplu:

630102, Novosibirsk-102,

Sf. Kirova, 76, ap. 12

P.I. Grigoriev

Dacă persoana în numele căreia este scrisă scrisoarea are un grad academic (grad academic), acesta trebuie indicat înaintea numelui:

acad. A.G. Ivanov

prof. N.G. Kirsanov

Abrevierea textului „g”. (de la cuvântul „cetăţean”) se foloseşte atunci când persoana căreia i se adresează scrisoarea este considerată subiect al raporturilor juridice civile. În corespondența cu organizațiile și firmele din alte țări, cuvintele „domnul”, „domnul” sunt abreviate „domnul”, „domnul”.

Titlul textului ar trebui să reflecte problema principală ridicată în scrisoare și să fie concis și concis, formulat într-o singură frază. Antetul este plasat înaintea corpului e-mailului. Conținutul scrisorii este exprimat în ea sub forma unui caz prepozițional cu prepoziția „o” („despre”). Titlul nu este marcat cu ghilimele, este scris cu majuscule si incepe imediat din marginea din stanga a foii. De exemplu:

Despre organizarea comerțului exterior

Cu privire la furnizarea de cărbune în baza contractului nr. 33-02/567

Despre achiziționarea unei fabrici de cărămidă

Despre invitație

Este de dorit ca titlul să nu depășească două rânduri; dacă sunt două rânduri, se folosește un paragraf.

Antetul trebuie scris de executorul direct, care cunoaște conținutul documentului mai bine decât oricine altcineva. Ar trebui să fie suficient ca angajatul care sortează corespondența să citească antetul pentru a determina cărei categorii de scrisori îi aparține această scrisoare și unde trebuie trimisă, ceea ce este deosebit de important în cazurile în care adresa nu indică persoana anume căreia i-a scris scrisoarea. este adresată. În plus, o privire rapidă asupra titlului îl poate scuti pe angajat de a fi nevoit să citească scrisoarea în întregime.

Nu este recomandat să folosiți cuvintele „cu privire la”, „preocupări” în titlu. De asemenea, nu trebuie să scrieți „pe caz”, deoarece această expresie este acceptată în practica juridică. Este destul de potrivit, de exemplu, într-o scrisoare adresată departamentului de poliție:

Şef

departamente de politie

districtul Kirovsky

Novosibirsk G. V. Sidorov

in cazul dl. Kruglova A.A.

Elemente esențiale ale unei scrisori de afaceri text . Lungimea maximă a unui rând standard al unei scrisori oficiale este de 64 de caractere tipărite, adică aproximativ 17 cm. De obicei, o linie conține 60-62 de caractere. Alegerea acestei lungimi de linie se explică prin cel mai folosit format A4, dar și prin faptul că atunci când citim textul, de obicei îl păstrăm la o distanță de 30-35 cm de ochi și unghiul sectorului cea mai bună susceptibilitate a ochiului uman este de 30 de grade.

Bifa aplicației se face dacă la scrisoare se anexează vreun document. În colțul din stânga jos al literei, imediat din câmp, se pune cuvântul „Anexă”, apoi denumirile documentelor atașate sunt așezate în ordine numerică, indicând numărul de exemplare și de foi. Fiecare titlu este pe o linie separată. Sub cuvântul „Aplicație” nu se face nicio înregistrare. De exemplu:

Anexă: O copie a contractului cu firma „Keller” pentru 3 coli. în 1 exemplar.

O indicare a prezenței unei cereri, al cărei nume este dat în textul scrisorii, se poate face în următoarea formă:

Aplicare: pentru 5 litri. în 1 exemplar.

Această cerință poate fi pregătită pe antet. Anexa legată nu indică numărul de foi. De exemplu:

Anexă: material informativ despre expoziția internațională „SIB-2000” în 3 exemplare.

Documentele în sine, care fac parte din cerere, trebuie să aibă toate detaliile necesare: denumirea tipului de document, titlul, data, semnătura. În plus, pe aplicațiile din colțul din dreapta sus se face un marcaj care indică legătura aplicației cu documentul principal. Dacă cererea este un document de sine stătător, aceasta este trimisă împreună cu o scrisoare de intenție.

Recuzită « semnătură » este plasat în stânga subtextului scrisorii imediat din câmp. Componența semnăturii include numele funcției persoanei care semnează scrisoarea, semnătura personală și transcrierea acesteia. Deoarece scrisorile de afaceri sunt scrise pe antetele instituțiilor, numele instituției nu este indicat în semnătură. De exemplu:

Director Semnătură N.K. Sidorov

Se pun două semnături în cazul în care este necesară confirmarea validității primei semnături, precum și în documente deosebit de importante, de exemplu, în scrisorile privind problemele financiare și de credit trimise instituțiilor financiare și bancare. Astfel de scrisori sunt întotdeauna semnate de contabilul șef (senior) al întreprinderii.

La semnarea unei scrisori de către mai mulți funcționari, semnăturile acestora sunt plasate una sub alta în ordinea corespunzătoare funcției pe care o dețin:

Director al institutului Semnătură UN. Marchenko

Contabil șef Semnătură Da. Volkov

La semnarea unei scrisori de către mai multe persoane care dețin aceleași funcții, semnăturile acestora sunt situate la același nivel:

Director al OJSC Karelia Director al CJSC Korsar

Semnătură I.V. Petrov Semnătură G.A. Fomin

Toate copiile scrisorilor rămase în afacerile organizațiilor trebuie să conțină semnăturile originale ale oficialilor. În cazul în care nu există nici un funcționar a cărui semnătură este întocmită pe proiectul de scrisoare, scrisoarea se semnează de persoana care acționează în calitatea sa sau de adjunctul acesteia. În același timp, trebuie indicată poziția actuală a persoanei care a semnat scrisoarea (de exemplu, „în exercițiu”, „adjunct”) și numele său de familie. Nu puteți semna litere cu prepoziția „pentru” sau punând o bară oblică înaintea titlului poziției.

Semnarea unui document este o modalitate de a-l certifica. O scrisoare oficială fără semnătură nu are forță juridică.

Nota despre interpret (compozitorul scrisorii) include numele de familie al interpretului și numărul de telefon al biroului său și este plasată pe fața scrisorii.

Iată un exemplu de scrisoare de afaceri cu un aranjament de colț de detalii:

Numele organizației Destinatar

Denumirea structurii

diviziuni (daca este necesar)

Date de referință

despre organizație

___________№ ______

la nr. _______ de la _____

Antetul e-mailului (începe cu „O” sau „Despre”)

Poziția textului Semnătură Inițiale, prenume

Numele (sau prenumele, numele, patronimicul) interpretului, numărul de telefon

Inițialele dactilografului și numărul de copii

ID de e-mail

Apoi, întrebările despre cum și prin ce mijloace puteți crea și trimite, în principiu, nu ar trebui să apară. Cu toate acestea, nu toată lumea este pregătită să înceapă imediat această sarcină atunci când vine vorba de scrisori oficiale, mai ales atunci când autorul scrisorii se așteaptă să primească un răspuns la aceasta. Vă voi spune un mic secret al corespondenței de afaceri, cu cât scrisoarea este mai strictă ca caracter și stil, cu atât sunt mai multe șanse pentru un răspuns din partea destinatarului. În acest tutorial, vă voi oferi câteva exemple de e-mailuri care ar trebui să ajute utilizatorii să-și dezvolte propriul stil și să scrie cele mai bune e-mailuri posibile în viitor.

În primul rând, trebuie să decideți ce caracter va fi litera pe care o creăm. Împărțim toate e-mailurile trimise în trei tipuri principale:

• Oferta de afaceri
• cerere de afaceri
• tratament prietenos

În consecință, pentru toate cele trei tipuri, am spații de șabloane, atât sub formă de fișiere text simple, cât și sub formă de șabloane adaptate pentru anumite programe de e-mail. Să trecem la fiecare dintre ele în ordine.

Oferta de afaceri

Bună ziua (Bună ziua), [numele persoanei adresate]!

Este recomandabil să indicați numele în orice literă atunci când comunicați, deoarece un apel personal pune o persoană într-o dispoziție prietenoasă. Cu toate acestea, dacă nu a fost posibil să aflați numele, va fi suficient un șablon de salut.

Permiteți-mi să vă prezint un nou serviciu (produs nou) de la compania noastră [numele companiei].

Permiteți-mi să propun cooperarea în domeniul [denumirea domeniului de activitate].

În continuare, descrieți pe scurt avantajele ofertei dumneavoastră în ceea ce privește prețul sau unele caracteristici de calitate. Principalul lucru este să nu exagerați. Megaocteții de text și chiar completați de imagini strălucitoare fără sens, nu fac decât să sperie oamenii. Daca destinatarul scrisorii este interesat de oferta ta de la primele randuri, cu siguranta te va contacta pentru informatii suplimentare.

Dacă sunteți serios să convingeți persoanele potrivite să vă contacteze prima dată când vă contactează, atunci este logic să vă gândiți la accesibilitate dincolo de e-mailul. Nu va fi de prisos să creați conturi în servicii precum ICQ șiSkype. Uneori este mult mai ușor pentru o persoană să vă contacteze printr-un telefon obișnuit, dacă numărul acestora, desigur, va fi lăsat cu prudență de dvs. în semnătură.

De ce trebuie să vă duplicați propria adresă de e-mail în semnătură, vă întrebați, dacă este redirecționată automat de serverul de e-mail. Există o regulă conform căreia informațiile excesive în corespondența de afaceri nu sunt niciodată inutile. Să ne imaginăm o situație în care scrisoarea ta este primită de o persoană care poate nu este interesată de propunere sau pur și simplu nu este competentă să-i răspundă corect. El redirecționează mesajul primit către un alt utilizator, dar din anumite motive, informațiile despre expeditorul adevărat se pierd din datele adăugate automat, ceea ce face dificil să vă contacteze. Cu toate acestea, va fi întotdeauna suficient să te uiți la semnătură pentru a determina autorul scrisorii și contactele sale necesare.

cerere de afaceri

Salut buna ziua)!

Sau, dacă numele destinatarului este cunoscut, atunci (Dragă, [Nume, Patronimic])!

Vă rugăm să furnizați informații despre produs (serviciu) [denumirea produsului/serviciului] cu o descriere a caracteristicilor complete și a calităților competitive.

Pe baza Legii Federale a Federației Ruse [numărul și data documentului], vă rog să furnizați informații [descrieți datele necesare pentru a le obține].

De asemenea, puteți contacta conducerea unui anumit serviciu de pe Internet, în cazul încălcării drepturilor dumneavoastră.

În legătură cu încălcarea paragrafului [numărul paragrafului din contractul de utilizare] din contractul de utilizare, și anume: „[citați textul integral al paragrafului menționat]”, vă rog să verificați și să luați sancțiuni corespunzătoare împotriva vinovatului [responsabil ( dacă vorbim despre angajații serviciului)] persoana [site-ului (numele site-ului)]. Vă rugăm să raportați rezultatele verificării și sancțiunile imputate la [propria mea adresă de e-mail].

tratament prietenos

Salutări (Bună ziua) (Bună ziua), [numele persoanei]!

Când contactați prima dată într-o manieră prietenoasă, un indicator bun va fi caracterul complet al mesajului dvs. text. Un text scris corect, voluminos, va indica interesul dvs. ridicat de a contacta persoana potrivită și va provoca dorința de răspuns. Nu uitați să începeți conversația cu câteva întrebări inițiale.

Exemplu de e-mail

Probabil că toată lumea a trebuit măcar o dată să facă față nevoii de a scrie o scrisoare de afaceri. Când îl compilezi, ajungi involuntar la concluzia că nu este deloc ușor. Există multe reguli și reglementări pentru scrierea scrisorilor de afaceri pe care trebuie să le cunoașteți. Articolul descrie în detaliu procesul de redactare a unui document, oferă mostre de scrisoare de afaceri, discută despre tipurile și designul acestora.

Formă

Formele gata făcute vor da soliditate și vor indica fiabilitatea companiei. Acestea conțin informații esențiale despre organizație, cum ar fi:

• Nume.
• Abordare.
• Numerele de telefon de contact.
• Site-ul web.
• E-mail.
• Siglă.
• Alte detalii de contact.

Nu există reguli stricte cu privire la formulare. Prin urmare, fiecare organizație decide în mod independent ce informații să pună în ele.

Cum se scrie corect scrisorile de afaceri? Pregătirea

Scrisorile de afaceri sunt scrise și executate într-un anumit mod, respectând regulile și cerințele lor inerente. În funcție de scop, autorul gândește în detaliu conținutul pentru a obține rezultatul pe care îl calculează. El trebuie să înțeleagă clar ce informații știe deja destinatarul cu privire la subiectul scrisorii, de la ce să procedeze și ce vor fi nou în ea. Argumentele depind de scopul pe care îl urmărește autorul. Procesul de pregătire a unei scrisori de afaceri poate fi împărțit în următoarele etape:

• Studiul problemei.
• Scrierea unui proiect de scrisoare.
• Acordul lui.
• Semnare.
• Înregistrare.
• Trimiterea către destinatar.

Structura scrisorilor de afaceri

Când compilați o scrisoare, este necesar să o saturați cu informații, adică să puneți acolo toate informațiile necesare. Poate fi simplu sau complex. Într-o scrisoare simplă, conținutul afișează clar și concis informații care, în general, nu necesită un răspuns din partea destinatarului. Complexul poate consta din mai multe secțiuni, paragrafe și paragrafe. Fiecare paragraf prezintă un aspect al informației. Exemplele de acest tip de scrisoare de afaceri constau de obicei dintr-o parte introductivă, principală și finală.

Mai jos este un exemplu de scriere a unei scrisori de afaceri - partea sa introductivă.

Partea principală descrie situații, evenimente, analiza și dovezile acestora. Tocmai în această parte ei convin că este necesar să se acționeze într-un fel sau altul, demonstrează cum au fost lucrurile și informează despre necesitatea participării la orice eveniment, invocând diverse argumente.

Concluzia conține concluzii care se fac sub formă de propuneri, solicitări, mementouri, refuzuri etc.

Un exemplu de redactare a unei scrisori de afaceri - partea sa finală - este prezentat mai jos. Aceasta rezumă cerința enunțată în principal.

Toate informațiile furnizate trebuie să fie optim consecvente și ușor de înțeles pentru percepție.

Fiecare e-mail începe cu un mesaj aliniat la centru. Această mică parte este extrem de importantă. Atunci când îl alege, autorul ar trebui să ia în considerare:

• Poziția destinatarului.
• Natura relației.
• Oficialitatea.
• Etichetă.

Scrisoarea trebuie să se încheie cu o formă politicoasă. De exemplu: „... îmi exprim speranța în continuarea cooperării (mulțumesc pentru invitație)...”. Aceste fraze sunt urmate de semnătura autorului.

Stil

Toate scrisorile trebuie să fie într-un stil de afaceri formal, ceea ce înseamnă utilizarea mijloacelor de vorbire pentru o relație de afaceri formală. Caracteristicile unui astfel de limbaj se formează în următoarele circumstanțe:

• Principalii participanți la relațiile de afaceri sunt persoane juridice, în numele cărora se redactează scrisori de conducere și funcționari.
• Relațiile în organizații sunt strict reglementate.
• Obiectul comunicării este activitatea firmei.
• Documentele de natură managerială au, în general, un anumit destinatar.
• Adesea, în cursul activităților unei organizații, apar aceleași situații.

În acest sens, informațiile conținute în scrisoarea de afaceri ar trebui să fie:

• Oficial, impersonal, subliniind distanța dintre participanții la comunicare.
• Adresă, destinată unui anumit destinatar.
• Actual la momentul scrierii.
• Fiabil și imparțial.
• Motiv pentru a determina destinatarul să ia orice acțiune.
• Complet pentru luarea deciziilor.

Cerințe

O scrisoare de afaceri trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

• Vorbirea este standardizată la toate nivelurile - lexical, morfologic și sintactic. Conține multe ture, termeni și formule.
• Tonul scrisului este neutru, restrâns și strict, fără a folosi expresii emoționale și expresive ale limbajului.
• Acuratețea și claritatea textului, fără erori logice, claritatea și atenția formulării.
• Concizie și concizie - fără utilizarea expresiilor care au un sens suplimentar.
• Utilizarea formulelor de limbaj formate ca urmare a unor situații repetitive.
• Utilizarea termenilor, adică cuvinte sau expresii care au concepte speciale.
• Utilizarea abrevierilor care pot fi lexicale (adică cuvinte compuse formate prin eliminarea literelor din părți ale cuvintelor: LLC, GOST și așa mai departe) și grafice (adică denumiri abreviate ale cuvintelor: gr-n, zh-d și altele ).
• Utilizarea construcțiilor în cazurile genitiv și instrumental.
• Expresii cu substantive verbale („sprijin” în loc de „sprijin”).
• Folosind propoziții simple comune.

Exemplele de mai sus de scrisoare de afaceri de mai jos sunt prezentate în versiunea completă (cu partea principală). Informațiile îndeplinesc toate cerințele stilului oficial de afaceri.

Tipuri de scrisori de afaceri

Cel mai bine este să scrieți o scrisoare de afaceri cu privire la orice problemă specifică. Dacă trebuie să rezolvați mai multe probleme simultan, se recomandă să elaborați mai multe opțiuni diferite.

Scrisorile de afaceri pot fi în conținutul lor:

• Însoțitor. Astfel de scrisori sunt de obicei necesare pentru a informa unde să trimită documentele.
  (Cum să scrieți o scrisoare de afaceri? Un exemplu de scrisoare de intenție îi va ajuta pe cei care au nevoie să scrie acest tip de document.)

• garanție. Sunt scrise pentru a confirma orice promisiuni sau condiții. Se poate garanta, de exemplu, plata pentru muncă, chirie, termene de livrare și multe altele.
• Mulțumesc. Au fost folosite din ce în ce mai des în ultimii ani. Astfel de scrisori demonstrează tonul bun al parteneriatelor. Ele pot fi emise pe un antet obișnuit sau pe hârtie colorată cu un imprimeu frumos.
  (Cum se scrie o scrisoare de afaceri? O mostră dintr-o varietate de mulțumire se întocmește în formă liberă, în funcție de sarcinile pe care le rezolvă. În acest caz, scrisoarea își exprimă esența în cea mai scurtă formă. O astfel de mostră, realizată pe hârtie colorată cu un ornament, poate atârna pe perete în camera companiilor la loc de cinste.)

• Informațional.
• Instructiv.
• De felicitare.
• Publicitate.

Există și scrisori:

• Propuneri despre cooperare. Destul de comune în ultima vreme, trimise către organizații, sunt adesea de natură promoțională, de exemplu, ca acest exemplu. Este destul de dificil să scrii scrisori comerciale, trebuie să ții cont de multe nuanțe, astfel încât să-i acorde atenție și cu atât mai mult să se intereseze. Dar daca il faci dupa modelul de mai jos, are toate sansele de succes.

• Invitații. Sunt trimiși, oferindu-se să participe la diverse evenimente. De obicei se adresează liderului sau oficialului, dar pot fi adresate și întregii echipe.
• Cereri.
• Notificări.
• cereri și multe altele.

Cum se scrie un răspuns la o scrisoare. Exemplu

Răspunsul ar trebui să înceapă cu o repetare a cererii prezentate în prima literă. Apoi se dau rezultatele analizei sale și se exprimă aprobarea sau motivul refuzului. O scrisoare de răspuns de afaceri poate conține o soluție alternativă la informațiile așteptate. De obicei, urmează următoarele principii:

• Prezența unui link către prima literă și conținutul acesteia.
• Același limbaj înseamnă.
• Volume comparabile și aspecte de conținut.
• Respectarea unei anumite secvențe.

Decor

Pe lângă utilizarea scrisorilor de afaceri cu antet, trebuie să țineți cont de alte subtilități în designul lor. Acestea sunt detalii, reguli pentru abrevieri, ortografia adresei, titlu, lungimea textului, lățimea câmpului și multe altele.

Exemplele unei scrisori de afaceri ajută la alcătuirea acesteia, ținând cont de toate subtilitățile și nuanțele. Sunt folosite atât de funcționarii începători, cât și de muncitorii cu experiență. Datorită mostrelor, ei învață să scrie corect literele și economisesc mult timp.

În ultimele decenii, corespondența de afaceri prin e-mail a câștigat o popularitate imensă și a devenit una dintre principalele căi de comunicare în afaceri. Astăzi este dificil să găsești o persoană care să nu folosească e-mailul în practica comunicării interpersonale. În ciuda acestui fapt, mulți își pun astăzi întrebarea: ca să fie respectate toate regulile? Cum să creați o impresie bună despre expeditor cu ajutorul unei scrisori competente?

Acest articol descrie regulile corespondenței prin e-mail de afaceri, iar sfaturile practice prezentate în articol vă vor ajuta să învățați comunicarea corectă de afaceri atunci când compuneți e-mailuri.

Mulți oameni își încep ziua de lucru verificând căsuța poștală pentru mesaje noi. Dar, din păcate, în ciuda prevalenței acestei metode de schimb de informații, mulți nu știu să folosească corect limbajul corespondenței de afaceri, luând e-mailurile pentru un mod informal de comunicare.

Datorită vitezei de livrare, simplifică schimbul de documente oficiale importante, formulare, cereri, dar și aici oamenii greșesc atunci când trimit scrisori. Se întâmplă adesea ca atunci când compun un e-mail la schimbul de fișiere, din anumite motive, destinatarii să nu compună eseuri de copertă și să nu introducă subiecte, ceea ce poate complica munca destinatarilor. Scopul acestui articol este de a răspunde la întrebarea: cum să trimiteți un e-mail și să respectați toate regulile de comunicare scrisă de afaceri prin e-mail?

Când compuneți e-mailuri, trebuie completate toate câmpurile furnizate

Regulile corespondenței prin e-mail de afaceri obligă expeditorul scrisorii să completeze toate câmpurile prevăzute în e-mail, cum ar fi adresa și numele destinatarului și expeditorul scrisorii. Asigurați-vă că descrieți subiectul, care descrie pe scurt esența scrisorii trimise. Foarte des, soarta scrisorii trimise și viteza de rezolvare a problemei expuse în aceasta depind de subiectul descris corect. Un e-mail de afaceri ar trebui să înceapă cu un salut - acest simplu act de respect față de destinatar este foarte important în corespondență. După salut, trebuie să urmeze un text, care se numește „corpul scrisorii”, iar la sfârșit se lasă o semnătură, de exemplu, „Cu respect, Brisov Petr Ivanovici”.

Salutări în corespondența de afaceri

În acest moment, merită să vă concentrați mai mult atenția, deoarece gestul de respect este foarte important în orice aspect al comunicării de afaceri. Fraza optimă de salut este „Bună ziua” sau „Bună ziua”. Efectuarea corespondenței de afaceri prin e-mail limitează expeditorul să folosească expresiile „Bună seara” sau „Bună dimineața”, deoarece destinatarul poate citi scrisoarea mult mai târziu decât a primit-o. De asemenea, nu este corect să folosiți expresii colocviale folosite în salut în salut.

După un cuvânt sau o expresie de salut, ar trebui să vă adresați destinatarului prin nume și patronim, iar dacă numele este necunoscut de către expeditor, acest moment poate fi sărit. După aceea, puteți trece la prezentarea scopului scrisorii.

Atașamente în corespondența de e-mail de afaceri

Dacă scopul principal al scrisorii nu este doar o narațiune scrisă și o prezentare a esenței problemei, ci și trimiterea unui fișier, atunci este mai bine să atașați obiectul transmis în primul rând. Se întâmplă adesea ca mulți expeditori, din cauza neatenției, după ce au precizat esența problemei în textul scrisorii, să uite să atașeze atașamentul necesar. O astfel de neglijență poate afecta negativ reputația de afaceri a expeditorului unei scrisori de afaceri.

Adresa de e-mail trebuie să fie recunoscută și concisă.

Regulile corespondenței prin e-mail de afaceri obligă expeditorul să aibă un nume electronic recunoscut, care trebuie să conțină informații veridice despre numele expeditorului. Scrisorile și apelurile oficiale par foarte neconcise și stupide atunci când în adresa de e-mail sunt indicate expresii sau cuvinte informale, de exemplu, adresa de e-mail „limon_petya”. Arată foarte nedemn pentru un adult. Pentru corespondența de afaceri, este mai bine să creați un e-mail separat și să urmați eticheta corespondenței prin e-mail de afaceri.

Utilizarea funcției de răspuns rapid (răspuns) pentru a răspunde la e-mailurile primite anterior

Funcția Răspuns sau Răspuns (abreviată ca Re:) ajută utilizatorul într-un mod rapid să răspundă la mesajele trimise anterior de la expeditor. Această funcție are și capacitatea universală de a citi corespondența anterioară cu interlocutorul pe o anumită temă. Dar regulile corespondenței prin e-mail de afaceri obligă expeditorul să redenumească subiectul unei scrisori de afaceri dacă esența discuției este schimbată în timpul corespondenței.

Înainte de a trimite o scrisoare de afaceri, corectați pentru erori de ortografie și de punctuație.

E-mailul simplifică schimbul de informații, dar în corespondența de afaceri, nu trebuie să neglijați regulile limbii ruse, deoarece o greșeală făcută neglijent poate afecta autoritatea expeditorului. Înainte de a trimite o scrisoare, ar trebui să revizuiți textul de mai multe ori și să îl verificați cu atenție pentru erori de ortografie și de punctuație. Mulți clienți de e-mail au un verificator ortografic, așa că acordați atenție cuvintelor subliniate cu roșu. Dacă aveți îndoieli cu privire la ortografia corectă, atunci ar trebui să căutați ajutor pe Internet sau să verificați ortografia folosind un dicționar de ortografie.

Câmpul de adresă trebuie completat ultimul.

Pentru a evita trimiterea de scrisori neterminate sau needitate, adresa destinatarului unei scrisori de afaceri trebuie introdusă în ultimul moment înainte de trimitere. Această regulă este inclusă și în elementele de bază ale corespondenței prin e-mail de afaceri. Se întâmplă că la completarea câmpului destinatar, e-mailul poate oferi o listă cu destinatarii utilizați anterior, aici ar trebui să vă concentrați și atenția pentru a nu trimite în mod greșit o scrisoare de afaceri compilată unui terț destinatar.

Structurarea unei scrisori de afaceri

Regulile de structurare a textului se aplică nu numai suporturilor de hârtie, ci și regulilor de corespondență comercială prin e-mail. Nu este întotdeauna convenabil pentru destinatar să citească volume mari de mesaje text pe ecranul monitorului. Pentru a simplifica acest punct, ar trebui să împărțiți textul în paragrafe mici formate logic și să evitați propozițiile complicate în scrierea textului scrisorilor de afaceri. Lungimea optimă a unei propoziții dintr-o scrisoare de afaceri nu trebuie să depășească cincisprezece cuvinte.

Esența unei scrisori de afaceri ar trebui menționată pe fond

Pe lângă subiectul specificat al scrisorii de afaceri, destinatarul ar trebui să fie interesat și de o primă și a doua propoziție clar articulată a textului. Sarcina expeditorului este să precizeze la începutul scrisorii esența problemei sau a problemei asupra căreia se adresează destinatarului. Prima propoziție ar trebui să indice scopul pentru care este trimisă scrisoarea de afaceri. Exemplu: „Vă informăm că termenii obligației din contractul nr. 45 din 02.01.2017 „Cu privire la furnizarea de materiale în vrac” se apropie de sfârșit. Pentru a prelungi contractul, trebuie să trimiteți un nou pachet de documente. Datorită scopului desemnat, destinatarul are posibilitatea de a se adânci în ideea principală a unei scrisori de afaceri. Dacă textul scrisorii este prea mare, atunci este mai bine să utilizați funcția de atașare a unui obiect ca atașament sub forma unui document text, dar, în același timp, un eseu de copertă trebuie lăsat în câmpul de text care luminează scrisoarea de afaceri. Exemplu: „Vă trimitem o copie electronică a scrisorii de la Mak-Stroy LLC pentru revizuire. Vă rugăm să ne comunicați decizia dumneavoastră cu privire la prelungirea Contractului nr. 45 din 2 ianuarie 2017 „Cu privire la furnizarea de materiale în vrac” până la termenul specificat în scrisoare.”

Fiecare e-mail de afaceri trebuie să primească răspuns.

Există exemple negative de corespondență comercială când destinatarul ignoră scrisoarea de afaceri dintr-un motiv oarecare. Uneori pot exista într-adevăr cazuri în care un răspuns nu poate fi dat din cauza anumitor situații, de exemplu, termenul pentru rezolvarea unei probleme poate dura câteva zile sau destinatarul este pe gânduri și nu poate răspunde imediat la întrebarea pusă. În acest caz, ar trebui făcut un scurt comentariu pe această temă, de exemplu, „Bună ziua, Petr Ivanovich. Am primit scrisoarea dumneavoastră, dar astăzi îmi este greu să răspund, deoarece trebuie să mă consulte cu conducerea superioară. Voi raporta problema dumneavoastră directorului general al companiei noastre și voi oferi un răspuns oficial până la sfârșitul săptămânii. Cu stimă, directorul de vânzări Belov Ivan Gennadievich.

Merită să ne amintim că, dacă răspunsul nu a fost dat în termen de trei zile lucrătoare, atunci tăcerea destinatarului unei scrisori de afaceri poate fi evaluată ca ignorare și refuz de a comunica cu expeditorul.

Când scrieți scrisori de răspuns, ar trebui să răspundeți la toate întrebările puse.

Dacă scrisoarea trimisă destinatarului este de natură interogativă, atunci la alcătuirea scrisorii, răspunsurile la întrebări trebuie date în ordinea prezentă în textul primit al scrisorii de afaceri. Dacă au fost puse întrebări, expeditorul speră să primească răspunsuri concrete la acestea. Când compuneți o scrisoare, răspunsurile nu trebuie numerotate, trebuie doar să expuneți gândul în ordine. Pentru a răspunde la toate întrebările puse, mai întâi trebuie să recitiți scrisoarea de afaceri primită de mai multe ori, iar dacă există prea multe întrebări, este mai bine să le scrieți separat pentru a nu rata. Daca este imposibil sa raspunzi la unele dintre intrebarile puse, merita sa indicam ca momentan, din anumite motive, nu se poate da un raspuns.

Nu abuzați de abrevieri, design emoțional și majuscule

Există exemple negative de corespondență de afaceri atunci când expeditorii o diluează folosind semne informale sub formă de emoticoane. Folosirea lor este populară atunci când comunică pe rețelele sociale, cu toate acestea, regulile corespondenței de afaceri nu acceptă astfel de manifestări de emoții, deoarece destinatarul poate să nu cunoască adevăratul lor sens și să le considere un set de neînțeles de erori de punctuație.

De asemenea, merită să refuzați să scrieți textul cu majuscule. Pe Internet, un set de cuvinte scrise cu majuscule se numește „fraze strigătoare” și mai des astfel de fraze au o conotație negativă. Destinatarul, atunci când citește un e-mail de afaceri, poate privi negativ un astfel de font, ceea ce va afecta negativ percepția semnificației. Dacă într-o scrisoare de afaceri este necesar să subliniați importanța oricărui punct, este mai bine să folosiți fraze introductive, de exemplu, „Vă rugăm să rețineți că trebuie să furnizați un pachet de documente pentru a prelungi contractul cel târziu până la 02/10/ 2017” sau „Vă rugăm să rețineți că documentele de prelungire a contractului trebuie depuse înainte de 10 februarie 2017.

Nu trimiteți informații sensibile prin e-mail

Pentru a transfera informații personale sau confidențiale, este mai bine să refuzați căsuțele de e-mail, deoarece există o amenințare de interceptare a informațiilor de către intruși în propriile lor scopuri egoiste. Astfel de informații pot include: numere de telefon, parole ale cardurilor bancare, conturi bancare personale etc. Este important de reținut că informațiile sunt stocate pe serverul agentului de e-mail și, în caz de hacking, pot fi furate.

Semnătura expeditorului trebuie să fie la sfârșitul scrisorii.

După cum am menționat mai devreme, fiecare e-mail trimis trebuie să conțină o semnătură specifică. Adesea, dezvoltatorii de cutii poștale introduc funcția unui bloc de semnătură, în care puteți introduce datele despre poziție, nume și numărul de telefon de contact. Ulterior, acest bloc va fi afișat automat la sfârșitul fiecărei litere, ceea ce va ușura tastarea. Este important să scrieți corect o semnătură pentru ca destinatarul să aibă posibilitatea de a se adresa corect expeditorului atunci când răspunde la scrisoare. Un exemplu de semnătură ar putea arăta astfel: „Cu respect, Nikolay Aleksandrovich Petrov, +79810000000”.

Tragând concluzii, se poate observa că, pentru a înțelege cum să desfășurați corespondența de afaceri prin e-mail, nu este necesar să stăpâniți elemente de bază suplimentare și complexe. Trebuie doar să respectați regulile elementare de etichetă și să respectați normele limbii ruse.