Formular de scrisoare de corespondență comercială. Alege verbele potrivite

În activități comerciale și civile, este adesea necesar să contactați oficialii.

Fiecare cerere trebuie să fie în scris. Scrisorile oficiale sunt trimise într-o mare varietate de ocazii. Aceasta ar putea fi: o cerință de a efectua o plată, o solicitare de a furniza produse fără plată, o cerere de rambursare a datoriei și așa mai departe.

Formularele speciale nu se aplică cererilor oficiale. Legislația Federației Ruse impune scrisul gratuit. Dar, pe lângă aceasta, există norme general acceptate. Utilizarea lor face posibilă aplicarea statutului juridic scrisorilor. Lipsa condițiilor și atributelor necesare nu permite ca acestea să fie considerate corespondență oficială.

Prin urmare, înainte de a contacta oficial destinatarul, trebuie să vă familiarizați cu mostre și exemple gratuite. Acestea pot fi obținute folosind link-urile de mai jos acestei publicații. Acest articol explicativ poate servi ca un bun ajutor atunci când scrieți.

Structura și atributele scrisorilor oficiale

Corespondența oficială se realizează pe coli A4. Mai mult, pentru companii (persoane juridice) se folosește un antet de companie. Presupune deja prezența informațiilor de identificare a înregistrării.

Această cerință nu elimină necesitatea unui „cap”. Este scris în sectorul din dreapta sus al foii. Indică numele organizației destinatare și al oficialului. De asemenea, este posibil să scrieți în el numele întreprinderii, departamentului, managerului, expeditorului.

Opus la stânga este un loc pentru a face marcaje de ieșire/primire. Acestea conțin numărul, data și orașul. În consecință, cel de ieșire este stabilit de expeditor, iar cel de intrare - de către destinatar. Pentru destinatar, o cerință necesară este să indice funcția și persoana care înregistrează documentul.

Urmează (mai jos) textul în sine. Pentru unele litere este posibil să scrieți un titlu (opțional). Sub text trebuie să indicați numele complet al funcției persoanei autorizate, numele său de familie, prenumele, patronimul, numărul de telefon de contact, detaliile interpretului (dacă este de așteptat). Semnătura persoanei împuternicite este plasată vizavi de aceste date. Această semnătură este certificată de sigiliul organizației expeditoare.

Discursul și modul de a scrie scrisorile

Deoarece se ia în considerare corespondența oficială, se presupune că discursul este unul de afaceri. Adică, textul nu trebuie să conțină expresii literare (comparații, metafore, alegorii). Trebuie înțeles că cel care a primit cel mai probabil mesajul nu are suficient timp pentru a citi fraze literare inutile.

Structura textului unei scrisori oficiale este considerată a fi următoarea: la început există o parte informațională. Descrie relația dintre expeditor și destinatar. Mai departe în text este necesar să descriem esența problemei.

Descrierea trebuie să fie concisă și susținută de date de încheiere, cifre și dovezi.

După aceasta, este necesar să se propună desfășurarea dorită a evenimentelor care vizează rezolvarea problemei.

Mai jos este un formular standard și o mostră de scrisoare oficială, a cărei versiune poate fi descărcată gratuit.

În fluxul de documente de afaceri, formatul scrisorii de cerere este folosit foarte des atunci când este nevoie de a obține consimțământul celei de-a doua părți sau un serviciu specific de la aceasta. Exemple gata făcute și exemple pentru diferite situații, precum și reguli pentru alcătuirea unor astfel de litere, pot fi găsite în acest articol.

Tradiția și regulile de întocmire a unei scrisori de cerere s-au dezvoltat exclusiv în managementul practic al documentelor - i.e. Nu există formulare sau instrucțiuni aprobate la nivel legislativ. Cu toate acestea, în general, trebuie urmată următoarea structură:

1. Ca de obicei, se completează mai întâi „antetul”, care indică numele complet al organizației care trimite cu informațiile de contact corespunzătoare, precum și numele unui anumit angajat (de obicei directorul companiei) și numele destinatarului. organizare.
2. Acesta este urmat de textul în sine, care constă într-o descriere a situației și justificarea cererii. Textul ar trebui să fie cât mai scurt posibil - de obicei 1-2 paragrafe sunt suficiente. Este important să vă exprimați cererea în mod specific și fără ambiguitate, astfel încât interlocutorul să înțeleagă clar esența recursului dumneavoastră.
3. Urmează semnătura, transcrierea semnăturii și data întocmirii.

Astfel, este întocmit conform versiunii standard pentru astfel de documente - formularul este dat mai jos.

Eșantionul finit poate fi folosit ca exemplu.

NOTĂ. Decizia de a indica sau nu titlul documentului (adică de a scrie „Scrisoare de cerere” în mijloc) este luată de către expeditor însuși. De obicei, acest lucru este necesar în cazurile în care este oportun să se sublinieze natura documentului și scopul pe care o companie încearcă să-l atingă de la alta.

Deoarece în acest caz vorbim despre faptul că o companie se bazează pe o favoare sau chiar pe o concesiune din partea partenerului său, desigur, scrierea scrisorii, designul acesteia și chiar trimiterea acesteia ar trebui luate foarte în serios. Orice detaliu poate face o impresie, așa că este mai bine să țineți cont chiar și de nuanțele aparent nesemnificative:

1. În primul rând, este mai bine să-l trimiteți folosind poșta fizică - poșta rusă obișnuită sau, chiar mai bine, o organizație privată care livrează corespondența ușă în ușă și mult mai rapid. Un mesaj în formă electronică, sau cu atât mai mult trimis prin fax, este adesea perceput mai impersonal, ca spam-ul.
2. În plus, metoda fizică de execuție a documentelor (adică, ca poștă obișnuită) vă permite să faceți o impresie favorabilă în detrimentul hârtiei, plicurilor, ștampilei și altor mijloace de înregistrare mai scumpe.
3. Pentru a scrie textul, se alege întotdeauna un antet al companiei - acest lucru vă permite să faceți cererea mai oficială.
4. Este mai bine să evitați clericalismul evident în text - i.e. cuvinte și expresii stabile care sunt utilizate în mod obișnuit în mediul de afaceri. Ele literalmente „uscă” narațiunea și fac o impresie în general negativă. Ele pot fi înlocuite cu ușurință cu opțiuni mai originale - de exemplu, „Vă rugăm să luați în considerare” cu „Sper înțelegerea și asistența dumneavoastră în rezolvarea acestei probleme”.
5. În cele din urmă, merită să aderăm în general la tradițiile corespondenței de afaceri, de exemplu. Textul este scris predominant într-un stil oficial de afaceri. Nu ar trebui să existe digresiuni lirice, structuri sintactice prea complexe sau fraze ambigue (în sens). Trebuie avut grijă ca mesajul să fie foarte ușor de perceput de către interlocutor, atât din punct de vedere al înțelegerii, cât și din punct de vedere psihologic.

SFAT. Dacă este posibil să scrieți textul manual, este mai bine să utilizați această metodă. O scrisoare scrisă de mână o face să iasă în evidență de toți ceilalți. Cu toate acestea, este mai bine să încredințați scrisul unui specialist care cunoaște tehnici de caligrafie.

Soiuri

În funcție de situația specifică, există diferite opțiuni de scrisori. Cele mai multe solicitări se referă la probleme financiare - de exemplu, oferirea unei reduceri, reducerea plății pentru un serviciu sau amânarea acestuia. O minoritate de scrisori de solicitare sunt dedicate asistenței în rezolvarea altor probleme. Cele mai frecvente cazuri și exemple gata făcute de scrisori sunt discutate mai jos.

Despre alocarea fondurilor

O solicitare de a aloca bani chiar și în scopuri caritabile este o cerere destul de serioasă. Prin urmare, la întocmire, este important să descrieți situația cât mai specific posibil și, în plus, să indicați clar pentru ce anume sunt necesari banii și din ce motiv nu pot fi luați din altă sursă.

La compilare, puteți folosi acest exemplu ca bază.

De la NPO „Curcubeu”

deputat al Adunării Legislative

Sankt Petersburg Miloshnikov I.N.

Dragă Ilya Nikolaevici! Directorul organizației non-profit Rainbow vă urează bun venit.” Organizația noastră a fost înființată în 2012 și, în toți acești ani, a oferit în mod continuu asistență financiară copiilor care suferă de forme acute de leucemie. Direcția principală a activității noastre este achiziționarea de medicamente adecvate și operații complexe.

În toți acești ani, principala sursă de finanțare a activităților noastre a fost întreprinderea SRL „...”. Cu toate acestea, în luna aprilie a acestui an 2017, volumul de finanțare a scăzut brusc, iar momentan nu putem desfășura evenimente caritabile în același volum.

Conform datelor noastre, bugetul anual al fondului, luând în considerare donațiile private, ar trebui să fie de 10 milioane de ruble. Astfel, din cauza încetării finanțării, este necesar să se acopere diferența în valoare de 8 milioane de ruble. anual. Sperăm în ajutorul dumneavoastră, deoarece momentan nu este posibil să găsiți sponsori.

Cu stimă, Svetozarov V.K.

Despre livrarea mărfurilor

Aici este important să-ți demonstrezi interesul și dorința de a coopera. Prin urmare, trebuie să găsești cuvintele potrivite, astfel încât interlocutorul tău să fie impregnat de încredere și să ia o decizie adecvată. Puteți lua acest exemplu ca bază.

Director general al SRL „...”

Nekrasov N.K.

De la directorul SRL „...”

Elizarova V.M.

Salutări, Nikolai Konstantinovici! La expoziția agricolă regională, care a avut loc în luna mai a acestui an, compania noastră a devenit interesată de mostrele de mașini și utilaje pe care le-ați oferit.

Am dori să începem cooperarea cu dumneavoastră prin livrarea unui lot de probă de mărfuri (lista completă este atașată ca document separat la această scrisoare). Garantăm plăți la timp pentru bunuri și servicii. Ne exprimăm speranța pentru o cooperare pe termen lung și reciproc avantajoasă.

Datele noastre de contact:

Cu stimă, Elizarov V.M.

Despre acordarea de reduceri

În prezent, acesta este un tip destul de comun, deoarece condițiile economice s-au înrăutățit în multe privințe. Experiența arată că a convinge o contraparte să ofere o reducere funcționează mai ales în următoarele cazuri:

• dacă companiile cooperează de mult timp, de exemplu, mai mult de un an;
• dacă o cantitate mare de mărfuri este cumpărată deodată.

către CEO

SRL „Avantage” Filippov G.V.

De la directorul Veres LLC

Alexandrova K.N.

Bună ziua, Gennady Viktorovich. Suntem încântați să observăm faptul că companiile noastre cooperează de mai bine de 2 ani. Vă exprimăm recunoștința pentru calitatea constantă a serviciilor dumneavoastră, precum și pentru asistența dumneavoastră în rezolvarea unor probleme curente.

Credem că nu este un secret pentru tine că în ultimul an situația economică pe nișa noastră de piață s-a deteriorat semnificativ. Din păcate, în momentul de față ne confruntăm cu o anumită lipsă de venit, care este asociată cu o scădere a profiturilor trimestriale.

În legătură cu aceste circumstanțe, sperăm în înțelegerea și acordul dumneavoastră pentru a oferi o reducere de 10% la serviciile care vor fi furnizate în următorul an calendaristic 2018. Desigur, o astfel de măsură este temporară și ne angajăm să cooperăm deplin în condiții reciproc avantajoase dacă situația economică se stabilizează.

Cu stimă, Alexandrov K.N.

Despre reducerea chiriei

În acest caz, rațiunea solicitării dumneavoastră din scrisoare va fi aproximativ aceeași cu cea discutată în exemplul anterior.

către CEO

SRL „Avantage” Filippov G.V.

De la directorul Veres LLC

Alexandrova K.N.

Bună ziua, Gennady Viktorovich. În anul fiscal care s-a încheiat în 2016, compania noastră a suferit pierderi care au depășit așteptările cu 10%. Suntem nevoiți să recunoaștem că compania noastră a fost afectată de criza financiară. Acest lucru se reflectă într-o scădere a fluxului de clienți cu 15-20% dintre proprietari.

În acest sens, sperăm ca acordul dumneavoastră să ofere o reducere de 10% la chirie. Vă rugăm să rețineți că suntem chiriași destul de mari și, în același timp, pe toată perioada cooperării noastre de cinci ani, nu am permis nicio întârziere la plată și am completat, de asemenea, toți ceilalți termeni ai contractului. Pornim de la faptul că această măsură este temporară, așa că suntem pregătiți să continuăm să plătim integral taxa de îndată ce situația pieței se va stabiliza.

Cu stimă, Alexandrov K.N.

Despre plata amânată

În acest caz, este important să recunoașteți că într-adevăr nu ați efectuat plata la timp și să explicați motivul în detaliu. Desigur, trebuie să indicați cu exactitate condițiile de rambursare a întregii sume.

Directorului SRL „Gruzodar”

Vakulov N.Yu.

De la directorul Parabolia SRL

Aksakova T.G.

Bună, dragă Nikolai Yurievich. În septembrie 2017, nu am plătit următoarea plată pentru serviciile dvs. în valoare de 100.000 de ruble. Te-am anunțat oficial cu o lună înainte de imposibilitatea efectuării unei plăți. În acest moment, clarificăm că compania a găsit fonduri de plată. Vă rugăm să furnizați un plan de rate pentru două luni: octombrie și noiembrie (50.000 de ruble fiecare).

Nu ne sfiim de obligațiile și datoriile noastre financiare și vă atragem atenția asupra faptului că în toți cei 3 ani de cooperare nu am încălcat niciodată contractul. Sperăm să înțelegeți și așteptăm cu nerăbdare o cooperare reciproc avantajoasă în continuare.

Cu stimă, Aksakov T.G.

Vă rugăm să plătiți pentru o altă companie

Astfel de solicitări pot apărea în cazurile în care o companie se angajează să îndeplinească obligațiile financiare ale unei alte companii în anumite condiții. Puteți folosi acest șablon ca exemplu.

IP Blagodarova A.K.

de la IP Inina A.A.

Bună, dragă Anatoly Konstantinovich. După cum știți, aveți o datorie față de mine în valoare de 100.000 de ruble. În ultimul exercițiu financiar, am contractat și o datorie față de 3 companii în valoare de 50.000 de ruble. Vă sugerez să-mi plătiți integral datoria. Din partea mea, garantez furnizarea de planuri de rate pentru întregul sold al datoriei dumneavoastră pe o perioadă de 6 luni.

Cu stimă, Inin A.A.

Despre asistență în rezolvarea problemei

În cele din urmă, dacă trebuie să rezolvați o problemă specifică, puteți scrie următorul text:

IP Nikanorov V.R.

De la directorul Good Solutions LLC

Abdulova V.N.

Dragă Vladimir Romanovici, conduc o organizație de caritate care organizează vacanțe de Anul Nou pentru copiii din familii cu venituri mici. După cum am aflat din surse deschise, vindeți produse de cofetărie. Va rugam sa organizati aprovizionarea cu cadouri de Revelion in valoare de 1000 de bucati pentru 20 de evenimente.

Din partea noastră, vă garantăm să vă exprimăm recunoștința scrisă și verbală și să lăsam feedback pozitiv în toate organizațiile, la cererea dumneavoastră.

Cu stimă, Abdulova V.M.

O scrisoare oficială este un document care face parte integrantă din comunicarea de afaceri. Cel mai adesea este transmis prin serviciul poștal și servește ca o modalitate specială de schimb de informații.

Noțiuni de bază

Corespondența de afaceri este necesară pentru a rezolva diverse probleme economice sau de producție. Cu ajutorul acestuia, întreprinderile și organizațiile comunică cu mediul extern: parteneri, clienți sau agenții guvernamentale. De obicei, pentru aceasta se folosește o scrisoare de serviciu.

Acesta este denumirea generală pentru un document scris, care poate fi:

• să răspundă la mesajele sau solicitările primite anterior;
• hârtie însoțitoare trimisă destinatarului împreună cu alte documente sau materiale;
• o scrisoare de inițiativă, în cazurile în care o altă metodă de comunicare este imposibilă.

Fiecare dintre opțiunile enumerate are propriile sale caracteristici. Cu toate acestea, există reguli generale în conformitate cu care orice scrisoare oficială este de obicei întocmită. Acest lucru este de înțeles, deoarece tocmai cu corespondența de afaceri, de exemplu, începe cel mai adesea încheierea majorității tranzacțiilor. Un document executat corect poate crea o impresie favorabilă destinatarului despre un viitor posibil partener.

Tipuri de scrisori de afaceri

În funcție de informațiile pe care le conține scrisoarea de notificare, aceasta poate fi:

1. Însoțitor. În cazul în care conține un mesaj care afirmă că există un pachet de aplicații pentru acesta.
2. Pretenţios. Adică exprimă nemulțumirea față de o anumită situație (revendicare).
3. Instructiv. Textul oferă instrucțiuni specifice.
4. Garantat. Expeditorul confirmă îndeplinirea viitoare a obligațiilor prevăzute în document.
5. Informațional. Scrisoarea conține informații care pot fi de interes pentru destinatar.
6. Publicitate. Informațiile sunt furnizate pentru a atrage cooperarea.
7. Scrisoare de notificare. Informații despre evenimente publice.
8. Scrisoare de confirmare. obţinerea anumitor documente sau materiale.
9. O scrisoare de cerere. Textul conține un apel pentru a încuraja destinatarul să ia măsuri.
10. Prin scrisoare de mesaj. În acesta, expeditorul furnizează părților informații specifice de interes comun.

Scopul acestor documente este menținerea legăturilor între organizații sau diviziile sale structurale.

Întocmirea unei scrisori de revendicare

În materie de cooperare, uneori apar situații când una dintre părți, dintr-un motiv sau altul, nu își îndeplinește obligațiile. În acest caz, partenerul trimite mai întâi o scrisoare către contrapartida sa. În ea, el își expune de obicei propunerile pentru eliminarea încălcării drepturilor sale legale. Aceasta este o scrisoare de serviciu. O mostră dintr-un astfel de document poate fi întocmită în mod arbitrar. Trebuie luate în considerare următoarele puncte:

1. trebuie să fie formal și de afaceri, cu o mentalitate de parteneriat.
2. Esența plângerii trebuie exprimată foarte clar.
3. Când prezentați informații, trebuie să operați în mod convingător cu fapte specifice.

Scrisoarea de cerere trebuie să conțină:

• detaliile expeditorului (numele, adresa de retur și numerele de contact);
• informatii complete despre destinatar;
• descrierea circumstanțelor în care s-a produs situația conflictuală;
• referire la normele legale pe care contrapartea le-a încălcat la rândul său;
• cerințe specifice pentru eliminarea încălcării, indicând termenele de implementare a acestora;
• consecinţe care pot apărea dacă partea adversă se sustrage la executarea acestora.

O atenție deosebită trebuie acordată modului în care este compusă scrisoarea oficială. Modelul trebuie proiectat astfel încât intrusul să nu îl perceapă ca pe o amenințare. Trebuie amintit că acesta este doar un memento pentru a respecta legea.

Reguli de proiectare

O atenție deosebită trebuie acordată designului scrisorilor oficiale. Adevărat, legea nu prevede reguli și reglementări stricte în acest sens.

Cu toate acestea, la întocmirea unor astfel de documente, trebuie luate în considerare următoarele puncte obligatorii:

1. Orice scrisoare oficială trebuie scrisă pe antet. Este elaborat în prealabil de specialiștii în managementul biroului și aprobat prin ordin al șefului întreprinderii.

2. Documentul trebuie să conțină anumite detalii:

2.1. Informații despre destinatar și expeditor.

2.2. Numărul de ieșire și data acestei scrisori. Acest lucru este necesar pentru înregistrare.

2.4. Titlu.

2.5. Informații despre prezența oricăror aplicații, indicând numele și numerele acestora.

2.6. Informații despre persoana care a semnat acest document (funcția și numele complet).

3. Scrisoarea ar trebui să abordeze o singură problemă. Având mai multe teme va fi dificilă alegerea unui artist.

4. Informațiile trebuie prezentate cât mai succint posibil, dar clar. Este recomandabil ca textul să nu ocupe mai mult de două pagini.

5. Indicați corect detaliile destinatarului. Dacă vorbim despre o organizație, este necesar să aderăm la următoarea secvență:

5.1. Denumirea companiei (în cazul nominativ).

5.2. Unitate structurală (dacă este necesar).

5.3. Poziția destinatarului (în cazul dativ).

5.4. Inițialele lui.

5.5. Adresa poștală a întreprinderii.

6. Dacă sunt mai mulți destinatari, atunci este indicat mai întâi cel principal și apoi toți ceilalți.

Dacă țineți cont de toate aceste puncte, atunci întocmirea scrisorilor oficiale, în principiu, nu va fi dificilă.

Ordinea prezentării

Pentru ca un document să fie întocmit corect, este necesar să se țină cont de o anumită ordine de prezentare a informațiilor din acesta. De exemplu, puteți lua în considerare opțiunea de a scrie o scrisoare de răspuns profesional. În primul rând, trebuie să rețineți că, conform regulilor de etichetă, trebuie să răspundeți la informații în termen de 24 de ore din momentul în care le primiți. Dacă vorbim despre un mesaj electronic, atunci timpul optim nu va fi mai mare de două ore. În cazurile în care nu este posibil să respectați o astfel de regulă, este mai bine să trimiteți un mesaj adecvat partenerului dvs.

Scrisoarea în sine va consta în esență din două părți:

1. Introductiv. Expeditorul precizează subiectul, motivul și motivele scrisului său. Aici vă puteți referi la reglementări care, prin lege, servesc drept bază pentru a oferi un răspuns. În plus, merită să acordați atenție unor puncte referitoare la situația în cauză. Ele vor ajuta la dezvăluirea esenței problemei.
2. Principal. Această parte își propune să clarifice și să convingă. Textul trebuie să fie clar, concis și concis, iar faptele prezentate trebuie să fie verificate și obiective. Dacă este necesar, acestea pot fi confirmate cu numere reale.

Acest text este de obicei urmat de o listă de aplicații. Documentul se încheie cu semnătura expeditorului. În plus, trebuie să știți să scrieți o scrisoare de notificare pentru a nu jigni destinatarul. În primul rând, este recomandabil să începeți să vă adresați lui cu expresia „Dragă”. În al doilea rând, puteți folosi expresii adverbiale în text, cum ar fi „vă studiem cu atenție propunerile” sau „vă verificați cu atenție comentariile”. O astfel de respectare a etichetei va aduce beneficii doar ambelor părți.

Procedură

Întocmirea scrisorilor oficiale este în sarcina grefierilor, secretarilor sau altor angajați cărora li se atribuie aceste atribuții. Când încep să lucreze, trebuie să respecte o anumită secvență în acțiunile lor. Procesul de elaborare a unui astfel de document trece de obicei prin următoarele etape:

1. Un studiu amănunțit al circumstanțelor acestei probleme. Este necesar să stăpânești pe deplin situația pentru a evalua corect posibilele modalități de a o rezolva.
2. Redactarea unei scrisori. Aici este necesar să se țină cont de toate cerințele de mai sus.
3. Coordonarea textului pregătit. Uneori trebuie editat ținând cont de comentariile managerului. El poate face unele clarificări sau clarificări asupra subiectului.
4. Aprobarea de către supervizorul său.
5. Executarea finală și semnarea documentului.
6. Înregistrarea unei scrisori.
7. Trimiterea corespondenței către destinatar.

Abia după parcurgerea tuturor acestor etape, scrisoarea, ajunsă la destinatar, va putea îndeplini misiunea care i-a fost atribuită.

Reglementări obligatorii

Pentru a emite o scrisoare de serviciu, trebuie să țineți cont de faptul că prima pagină a acesteia trebuie tipărită pe un formular special. În rest, puteți folosi coli A4 goale obișnuite. Aici trebuie să rețineți că câmpul de text în sine are propriile limite: partea de sus și de jos sunt de 2 centimetri, stânga - 3,5 centimetri, dreapta - 1 centimetru. Nu încălcați dimensiunile standard pentru a încadra informațiile pe o singură foaie. Este mai bine să respectați toate regulile și să adăugați doar o pagină suplimentară.

De asemenea, trebuie să tastați textul conform tuturor regulilor:

1. Pentru imprimare, utilizați fontul standard Times New Roman. Este mai bine să nu folosiți alte opțiuni.

2. Dimensiunile fonturilor sunt, de asemenea, reglementate:

• pentru textul principal - 14;
• aranjarea paginilor și marca de execuție - 12.

3. Amplasarea detaliilor se efectuează, de asemenea, în conformitate cu regulile:

• spațiere între linii - 1;
• textul este aliniat „în lățime”;
• cratimele sunt plasate automat;
• distanța de la numărul de înregistrare la antet este de 2 rânduri, iar de la acesta la textul principal - 3.

Respectarea acestor standarde este obligatorie pentru executarea corectă a scrisorilor în scopul corespunzător.

Locația detaliilor

Pentru a compune corect o scrisoare de afaceri standard, trebuie să știți clar unde ar trebui să fie localizate detaliile și componentele acesteia. Răspunsurile la aceste întrebări sunt conținute în GOST R 6.30-2003. Descrie în detaliu forma unei scrisori de serviciu. În esență, acesta este un eșantion în care totalitatea tuturor detaliilor documentului sunt localizate într-un anumit fel. Este necesar pentru a:

1. Unificați procesul de emitere a scrisorilor oficiale (de afaceri).
2. Să fiți capabil să pregătiți central formularele standard în avans, reducând în același timp nevoia de a face o parte din muncă manual.
3. Facilitați și reduceți timpul de căutare vizuală a informațiilor.
4. Extindeți capacitățile de procesare a scrisorilor folosind computere și alte echipamente.

Astfel, pentru o scrisoare de afaceri obișnuită, sunt utilizate 30 de detalii standard, care sunt situate în unsprezece zone obligatorii:

• embleme și stemă;
• autor;
• date sursă;
• titlu;
• declarații;
• destinatar;
• rezoluții;
• text;
• semnături și atașamente;
• aprobări și asigurări;
• semne.

Plasarea informațiilor în anumite sectoare permite specialiștilor să navigheze mai bine în document și facilitează compilarea acestuia de către utilizatorii obișnuiți.

Cerințe primare

Unii manageri cred în mod eronat că corespondența de afaceri poate fi condusă în mod arbitrar, fără a respecta regulile și reglementările. Dar specialiștii care sunt responsabili pentru acest lucru trebuie să cunoască cerințele de bază pentru scrisorile oficiale:

1. Disponibilitatea unui formular special (companie).
2. Utilizarea corectă și plasarea detaliilor.
3. Textul trebuie să fie lizibil și bine editat. Pentru a prezenta esența problemei, este mai bine să acordați preferință propozițiilor simple comune. Trebuie să te exprimi pe scurt, astfel încât fiecare cuvânt să poarte cât mai multe informații.
4. În funcție de tip, documentul trebuie pregătit corespunzător. Scrisoarea poate conține și mai multe aspecte. În acest caz, atunci când prezentați, este necesar să încercați să le combinați.
5. Utilizați corect standardele stabilite pentru tastare.
6. Încercați să vă asigurați că conținutul scrisorii nu conține expresii categorice. Destinatarul poate percepe aceste fraze ca amenințări. Când construiți propoziții, este mai bine să folosiți cuvinte introductive precum „aparent”, „după cum se știe”, „eventual” și „după cum urmează”.

Îndeplinirea acestor cerințe în practică ajută la gestionarea corectă a fluxului de documente în întreprindere.

Pregătirea unei scrisori de afaceri

Oricare ar fi scopul scrisorilor de afaceri, ele sunt scrise pentru a atinge scopul dorit în afaceri. Nu fiecare angajat al unei organizații are competența corespunzătoare în domeniul corespondenței de afaceri; cu o abordare ineptă, există riscul de a distruge complet reputația companiei cu o singură scrisoare. Dar dacă utilizați serviciul de scriere de scrisori de la agenția noastră, destinatarul va fi cu siguranță interesat să lucreze cu dvs.

Scopul scrisorilor de afaceri

Scrisorile de afaceri nu își pierd relevanța în rezolvarea problemelor de muncă și a sarcinilor de marketing. Informațiile furnizate în scris sunt convenabile, deoarece puteți oricând să reveniți la acestea sau să faceți recurs atunci când rezolvați probleme controversate. Textul scris vă permite să formulați gândurile mai succint și mai clar decât comunicarea orală. În plus, unii destinatari pot fi contactați doar prin trimiterea unei scrisori de afaceri. Și cu cât statutul acestui destinatar este mai înalt, cu atât textul ar trebui să fie mai profesionist. Tipuri de scrisori de afaceri la fel de divers ca şi sfera relaţiilor de afaceri. Corespondența comercială poate fi comercială (dorința de a încheia o afacere, o revendicare față de o parte la o tranzacție) și necomercială (o scrisoare de mulțumire, informații, o scrisoare de garanție, scrisori de cerere, invitații, mementouri etc.) Pe baza funcționalității lor, ei fac distincția între scrisorile de inițiativă și scrisorile de răspuns, precum și mesajele care nu necesită un răspuns.

Cum să scrieți corect scrisorile de afaceri.

Caracteristicile structurii și textului unei scrisori de afaceri

Scrisorile de afaceri au o compoziție clară:

Introducerea indică scopul și motivul scrisorii și oferă un link către documentul care a servit ca punct de plecare pentru acest mesaj;

Partea principală descrie starea de fapt, oferă o analiză a situației și argumente. Natura dovezilor depinde de direcția scrisorii: de exemplu, pentru a convinge să vină la o conferință, să investească într-un proiect, să achiziționeze un produs;

În concluzie, se trage o concluzie pe baza celor de mai sus: oferta, cererea, refuzul, dorința etc.

Înainte de textul scrisorii, este întotdeauna plasată o adresă politicoasă către destinatar (De exemplu, „Dragă Serghei Mihailovici!”) Și, de asemenea, la începutul sau la sfârșitul textului există o formulă de politețe întocmită conform canoanelor. a corespondenței de afaceri. Formulele de politețe încep de obicei astfel: „Îmi exprim recunoștința pentru asistența acordată... / recunoștința pentru invitație... / speranța unei cooperări fructuoase...”. La scrierea acestui tip de scrisoare se observă stilul de afaceri. Caracteristicile sale: concizie, claritate, lipsă de ambiguitate, utilizarea termenilor, ton neutru, standardizare.

Dificultăți în scrierea scrisorilor de afaceri

Fiți bine conștienți de destinatar și de informațiile pe care acesta le are deja cu privire la întrebarea dvs.;

Cunoașterea regulilor limbii ruse și a caracteristicilor stilului de afaceri: formule lingvistice, reguli de alcătuire a propozițiilor etc.;

Utilizarea corectă și adecvată a terminologiei;

Corectitudinea în adresarea destinatarului.

Cum să scrieți corect scrisorile de afaceri.

Dicționarele și mostrele de scris scrisori de afaceri vă pot ajuta să faceți față acestei sarcini pe cont propriu. Dar dacă nu există suficient angajat competent sau timp pentru a se pregăti pentru scrierea scrisorilor de afaceri, o agenție profesională poate oferi acest serviciu. Specialiștii agenției de comunicare Comagency vă vor ajuta să dezvoltați un antet de companie, să colectați documentele necesare pentru o argumentare convingătoare, să scrieți o scrisoare de afaceri competentă și prezentabilă, îmbunătățind astfel imaginea organizației dumneavoastră.