Образец письма на выдачу форма м 15. Оформление и заполнение накладной на отпуск материалов на сторону
Чаще всего накладная М-15 (пример заполнения) применяется для того, чтобы выдать материальные ценности (МЦ) для хозяйств определенной организации, которые размещаются за пределами ее территории. Иногда накладная М-15 применяется для выдачи их другим организациям в соответствии с подписанными ранее договорами.
Накладная М-15 – это типовый документ, который составляется в двух экземплярах. Первый заполняется для склада и на его основании выдают МЦ, другой остается тому, кто их получает. Накладная на отпуск материалов на сторону выписывается соответствующим сотрудником бухгалтерии либо кладовщиком. Для этого необходимо иметь письменное распоряжение руководителя.
Заполнение накладной М-15 может проводиться несколькими сотрудниками – для этого предусмотрены отдельные графы в бланке. Нумеруется она, начиная с номера 1 сквозным методом.
Пример заполнения
Первая таблица накладной должна содержать информацию о дате, когда она была составлена, коде вида операции, если кодирование применяется на предприятии, а также наименование и вид деятельности отправителя, получателя и ответственного за поставку. Также должен быть указа документ, на основании которого была выписана на отпуск материалов на сторону.
Строка «Кому» должна содержать данные об организации-получателе МЦ, а также ФИО и реквизиты доверенности уполномоченного лица, которое непосредственно их получает. В том случае, если накладная на отпуск материалов на сторону выписана не в бухгалтерии организации, то бухгалтером, который работает в материальном столе, заполняются графы первая и вторая.
Аналитический код учета МЦ, которые списываются;
корреспонденция счета учета МЦ на основании накладной;
синтетический бухгалтерский субсчет и счет.
Все остальное может заполнять и не бухгалтер. Пример заполнения оставшейся части накладной:
Графа 3 содержит наименование МЦ к выдаче и их краткую характеристику: марка, размер, сорт.
Графа 4 содержит номер по номенклатуре, присваиваемый данному виду МЦ в соответствии с номенклатурой-ценником предприятия. Прочерк ставится, если такие номера не предусмотрены.
Графа 5 содержит код единицы измерения на основании ОКЕИ.
Графа 6 содержит название единицы измерения, которая используется для данного вида товара.
Графа 7 содержит количество МЦ, отпускаемых по данной накладной.
Графа 8 содержит информацию о фактически отпущенных со склада МЦ (заполняется кладовщиком).
Графа 9 содержит цену на одну единицу МЦ без учета НДС с указанием рублей и копеек.
Графа 10 содержит общую стоимость (сумма данных двух предыдущих граф).
Графа 11 содержит размер НДС по всем товарам (умножение данных графы 10 на ставку НДС).
Графа 12 содержит общую стоимость МЦ с учетом НДС (сумма данных двух предыдущих граф).
Если эти данные не известны кладовщику, графы 9-12 заполняет бухгалтер.
Графа 13 содержит инвентарный номер МЦ.
Графа 14 содержит номер паспорта МЦ, если такой имеется. Прочерк ставится, если не имеется.
Графа 15 содержит номер записи, которая содержится в карточке учета.
В конце накладной прописью приводятся данные о количестве отпущенных МЦ, их общая сумма и НДС. Накладная М-15 подписывается получателем, бухгалтером и лицами, которые разрешили и фактически отпустили МЦ.
В случае отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям на основании договоров и других документов выписывается накладная на отпуск материалов на сторону. Чаще документ применяется в первом случае.
Типовая межотраслевая форма № М-15 (утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а) применяется в качестве бланка документа.
Накладная выписывается в двух экземплярах: первый передают на склад (как основание для отпуска ТМЦ); второй - получателю ТМЦ.
Накладная может быть выписана в бухгалтерии - сотрудником, ответственным за данный участок учета, на складе - кладовщиком на основании письменного распоряжения руководителя и доверенности, предъявленной получателем ТМЦ, или в структурном подразделении - ответственным работником.
В составлении накладной могут принимать участие несколько человек. При описании порядка заполнения граф формы № М-15 будем обязательно указывать, если какая-либо графа должна быть заполнена конкретным работником.
Нумерация накладных сквозная. С нового года нумерация начинается с номера 1.
В первой таблице указываются:
- дата составления накладной;
- код вида операции (заполняется, если организация применяет систему кодирования);
- отправитель: наименование структурного подразделения и вид его деятельности;
- получатель: наименование структурного подразделения и вид его деятельности;
- ответственный за поставку: наименование структурного подразделения, вид его деятельности и код исполнителя (заполняется, если организация применяет систему кодирования).
В строке «Кому» указывают наименование получателя материальных ценностей: хозяйств своей организации или сторонних организаций. Кроме того, вписывают фамилию, имя, отчество, а также реквизиты доверенности, представленной получателем.
Если в соответствии с графиком документооборота, установленным в организации, накладная выписывается не в бухгалтерии, то графы 1 и 2 основной таблицы накладной будут заполнены затем бухгалтером материального стола:
- бухгалтерский синтетический счет и субсчет, с которым будет составлена корреспонденция счета учета ТМЦ на основании этой накладной;
- код аналитического учета списываемых ценностей. Следующие графы может заполнять и не бухгалтер.
В графе 4 указывается номенклатурный номер, присвоенный на предприятии данному виду материальных ценностей в соответствии с разработанной номенклатурой-ценником. Если предприятие имеет небольшой ассортимент запасов, то оно может не присваивать им номенклатурные номера. В этом случае в графе ставится прочерк.
В графе 5 указывается код единицы измерения в соответствии с ОКЕИ.
В графе 6 указывается наименование принятой по данному виду материалов единицы измерения (штуки килограммы, метры и т.д.).
В графе 7 указывается количество материала, которое следует отпустить по накладной.
Графа 8 заполняется кладовщиком при отпуске ТМЦ со склада. В ней указывается фактическое количество отпущенного материала.
Если на складе ведется только количественный учет (или ответственный работник структурного подразделения не знает цен на материалы), то графы с 9-й по 12-ю заполняются бухгалтером.
В графе 9 указывается цена единицы ТМЦ без учета НДС в рублях и копейках.
В графе 10 - стоимость всего количества ТМЦ без учета НДС в рублях и копейках. Рассчитывается как произведение показателей из граф 8 и 9.
В графе 11 ставится сумма НДС по всему количеству товаров. Рассчитывается путем умножения показателя графы 10 на соответствующую ставку НДС.
В графе 12 указывается общая стоимость товара с учетом НДС. Рассчитывается как сумма показателей из граф 10 и 11.
Графы с 13-й по 15-ю заполняет кладовщик:
- в графе 13 указывается инвентарный номер, присвоенный материалу по данным складской картотеки;
- в графе 14 - номер паспорта, который имеется обычно у материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы, камни. В остальных случаях в колонке ставится прочерк;
- в графе 15 ставится номер записи в карточке учета материалов.
- ответственное лицо, разрешившее отпуск материальных ценностей;
- лицо, отпустившее материальные ценности;
- главный бухгалтер;
- получатель ценностей.
Для отражения перемещения ТМЦ другим организациям или своим обособленным подразделениям, находящимся за границей предприятия, в компании может использоваться такой первичный документ, как накладная на отпуск материалов на сторону. Он относится к первичным бланкам по учету материальных запасов.
На предприятии оформление движения материалов между своими структурными подразделениями, а также сторонним фирмам, может осуществляться несколькими документами. Использование того или иного документа, а также его обязательные реквизиты, закрепляются в учетной политике компании.
Форма накладной на отпуск материалов на сторону унифицирована Росстатом. Фирма может применять ее. В зависимости от собственных нужд бланк либо дополняется, либо упрощается в компании. Все специализированные программы по бухучету содержат форму М-15. Данный документ очень похож на требование-накладную, которым оформляется движение запасов внутри организации.
При возникновении необходимости, в момент отпуска материалов на сторону, ответственное лицо (бухгалтер или кладовщик) выписывает в двух экземплярах данную накладную. Материалы отгружаются на основании приказа руководителя фирмы (своим структурным подразделениям) или по заключенному между компаниями договору. При этом контрагент должен предъявить доверенность на их получение в случаях предусмотренных законодательством.
Отпуск материалов на сторону подтверждается подписями отпустившей и принявшей стороны в соответствующих графах накладной. После этого один экземпляр отражается кладовщиком в расходной части материального отчета и передается в бухгалтерию, а второй вместе с материалами отправляется к получателю.
Как правильно заполнить накладную на отпуск материалов на сторону
В верхней части документа содержится название документа и номер по порядку, присвоенный накладной во время выписки. В основном ведется сквозная нумерация в течение всего года.
Ниже записывается название компании и регистрационный код фирмы , присвоенный ей органами статистики.
В первой таблице проставляется дата отпуска, если существует система кодирования операции - ее код. После этого для отправителя и получателя материалов нужно заполнить название структурного подразделения (покупателя) и вид осуществляемой деятельности (например, для склада - хранение).
В следующих графах указываются аналогичные данные для ответственного за поставку. Это может быть одна из сторон сделки, или привлеченный посредник.
В строке «Основания» записывается наименование документа, согласно которому производится отпуск материалов. Для перемещения между обособленными подразделениями здесь нужно записывать реквизиты приказа или распоряжения руководителя, для оформления сделки между сторонними фирмами - название, номер и дату соответствующего договора.
В следующей таблице заполняется информация о ценностях, отгружаемых на сторону.
В первой графе записывается корреспондирующий счет материалов и его аналитика. После этого нужно заполнить название МПЗ и их номенклатурные номера. В столбце с единицами измерения указывается код по ОКЕИ и их наименования.
В графе 9 проставляется цена за единицу материалов, в графе 10 - их стоимость без учета НДС. Далее высчитывается сумма НДС, путем умножения значения предыдущей графы на соответствующую ставку налога, и результат записывается в следующий столбик (графа 11 ).
В графу 12 вносится итоговая сумма столбцов 10 и 11 .
Последние графы таблицы заполняются лицом, производящим отпуск. Здесь записывается инвентарный номер материала, реквизиты его паспорта (если есть), номер записи в карточке складского учета.
В строке под таблицей нужно прописью указать количество наименований отпускаемых по данной накладной ценностей, а также общую их стоимость. При необходимости прописывается итоговая сумма НДС.
Нюансы
При заполнении количества, разрешенного к отпуску и фактически отгруженного, надо иметь в виду, что значение первого всегда либо больше, либо равно второму. Отпуск сверх установленной нормы без разрешения запрещен.
Мы являемся генподрядчиком по строительству газопровода. Мы заключили договор подряда с нашим подрядчиком. По этому договору мы передаем материалы на давальческой основе по форме М-15. Можем ли мы не указывать цену материалов в М-15 или указать цену не покупную, а, например, сметную? Как мы можем передать материал подрядчику, не показывая цену покупки?
Форма М-15 утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.97 г. №71а. При этом в порядке заполнения, требований об указании стоимости давальческих материалов в постановлении не предусмотрено. Однако согласно п. 156 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.01 г. №119н подрядчик должен учитывать давальческие материалы на забалансовом счете «Материалы, принятые в переработку». Их аналитический учет он ведет по заказчикам, наименованиям, количеству и стоимости. Поэтому при передачи заказчик должен указывать в форме М-15 стоимость давальческих материалов. При этом указывать в форме М-15 стоимость лучше всего покупную, т.к. допустим, в случае порчи материалов подрядчик должен будет восстанавливать стоимость, указанную в форме.
Обоснование
1.Стоимость передаваемых материалов надо указать в накладной
Наша организация (заказчик) передала подрядчику материалы для выполнения работ по договору подряда по накладной формы № М-15 и акту приема-передачи давальческих материалов. В них указаны количество и стоимость без НДС по нашим складским ценам. В свою очередь подрядчик делает локальную смету, формы № КС-2 , № КС-3 и отчет об израсходованных материалах заказчика (в том же количестве и стоимости, как в ф. № М-15 , то есть без отклонений). Правильно ли передаются эти материалы? Цены надо указывать или лучше передать без цен – только в количестве?
Отвечает
В.С. Рыкова,
ведущий специалист по налогообложению АО «ВНИИРА»
Подрядчик включает цены, указанные в форме № М-15 , в отчет об использовании давальческих материалов. После окончания работы он обязан представить заказчику отчет об израсходовании материала. А также возвратить его остаток либо с согласия заказчика уменьшить цену работы с учетом стоимости остающегося у него неиспользованного материала (п. 1 ст. 713 ГК РФ).
Поскольку форма такого акта в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации отсутствует, он может составляться в произвольной форме, но при этом должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». На основании подписанного двумя сторонами акта о порче материальных ценностей стоимость стеклопакетов списывается с забалансового учета подрядчика. При этом у него возникает обязательство перед заказчиком по возмещению стоимости давальческих материалов, полученных в переработку и подверженных порче.*
